Принятие документов на хранение
Право принятия на хранение документов нотариусом установлено п. 16 ст. 35 «Закона о нотариате». Услуга доступна юридическим и физическим лицам. В конторе должно быть хранилище, способное обеспечить сохранность в течение продолжительного времени, обязательно составление двух экземпляров описи документации с указанием наименования и описанием состояния. Один экземпляр выдается заявителю, второй остается в конторе.
Как нотариус принимает на хранение документы на материальных носителях
Согласно Госстандарту № 28 документом считается информация на материальном носителе, которую возможно идентифицировать по реквизитам. На данный момент это определение не совсем корректно, так как наличие материального носителя необязательно. Для электронной документации важны другие параметры: содержание и данные для доступа.
Просьба о принятии на хранение бумажной документации оформляется в форме письменного заявления. Чаще всего нотариусам передаются оригиналы договоров, расписки, документация, подтверждающая права на интеллектуальную собственность. Кроме письменных бумажных документов нотариусы принимают видео- и аудиозаписи, фотопленки и фотографии, графические изображения.
Процедура при подаче открытых документов:
- установление личности заявителя физического лица, полномочий представителя юридического;
- составление описи в присутствии заинтересованных лиц;
- размещение в пакет, опечатывание, подписывание, скрепление печатью;
- оформление и выдача клиенту свидетельства (оформляются 2 экземпляра, второй остается в деле).
В описи указывается:
- нотариальный округ, наименование конторы, ФИО нотариуса;
- информация клиента;
- наименование и виды документации, номера, даты, краткое содержание, наименование выдавшего органа;
- состояние (ветхий, с исправлениями, кляксами).
Описание состояния наиболее важная часть, так как во время хранение оно не должно меняться.
При подаче упакованных документов (обычно юридическими лицами) описывается пакет. Его подписывает нотариус и клиент, ставится печать нотариуса. Затем пакет укладывается в еще один пакет, который так же подписывается и опечатывается.
Документы возвращают после истечения срока хранения, иногда раньше. Лицо, сдавшее их на хранение, подает заявление. Юридические лица чаще всего выдают доверенности представителям. Одновременно с заявлением предъявляется опись и свидетельство. Клиент (представитель) выдает расписку о получении.
Документация может выдаваться так же по судебному решению без предъявления описи и свидетельства (достаточно копии судебного акта с указанием лица, уполномоченного получить бумаги).
Хранение электронных документов
Важно знать, какие документы принимает нотариус на хранение согласно ст. 97 «Закона о нотариате». С 29.12.2020 юридическим и физическим лицам доступна удаленная услуга хранения видео и аудио файлов произведений, программных кодов, электронных текстовых документов, баз данных.
Заявка подается через сайт Федеральной нотариальной палаты, требуется ЭЦП и подтвержденная регистрация на портале госуслуг. Файлы шифруются и размещаются в ЕИС, их содержание никто не видит даже нотариус. Информационная система оснащена фильтром, проверяющим файлы на наличие вирусов и других вредоносных программ. Приняти