Принятие документов на хранение
Право принятия на хранение документов нотариусом установлено п. 16 ст. 35 «Закона о нотариате». Услуга доступна юридическим и физическим лицам. В конторе должно быть хранилище, способное обеспечить сохранность в течение продолжительного времени, обязательно составление двух экземпляров описи документации с указанием наименования и описанием состояния. Один экземпляр выдается заявителю, второй остается в конторе.
Как нотариус принимает на хранение документы на материальных носителях
Согласно Госстандарту № 28 документом считается информация на материальном носителе, которую возможно идентифицировать по реквизитам. На данный момент это определение не совсем корректно, так как наличие материального носителя необязательно. Для электронной документации важны другие параметры: содержание и данные для доступа.
Просьба о принятии на хранение бумажной документации оформляется в форме письменного заявления. Чаще всего нотариусам передаются оригиналы договоров, расписки, документация, подтверждающая права на интеллектуальную собственность. Кроме письменных бумажных документов нотариусы принимают видео- и аудиозаписи, фотопленки и фотографии, графические изображения.
Процедура при подаче открытых документов:
- установление личности заявителя физического лица, полномочий представителя юридического;
- составление описи в присутствии заинтересованных лиц;
- размещение в пакет, опечатывание, подписывание, скрепление печатью;
- оформление и выдача клиенту свидетельства (оформляются 2 экземпляра, второй остается в деле).
В описи указывается:
- нотариальный округ, наименование конторы, ФИО нотариуса;
- информация клиента;
- наименование и виды документации, номера, даты, краткое содержание, наименование выдавшего органа;
- состояние (ветхий, с исправлениями, кляксами).
Описание состояния наиболее важная часть, так как во время хранение оно не должно меняться.
При подаче упакованных документов (обычно юридическими лицами) описывается пакет. Его подписывает нотариус и клиент, ставится печать нотариуса. Затем пакет укладывается в еще один пакет, который так же подписывается и опечатывается.
Документы возвращают после истечения срока хранения, иногда раньше. Лицо, сдавшее их на хранение, подает заявление. Юридические лица чаще всего выдают доверенности представителям. Одновременно с заявлением предъявляется опись и свидетельство. Клиент (представитель) выдает расписку о получении.
Документация может выдаваться так же по судебному решению без предъявления описи и свидетельства (достаточно копии судебного акта с указанием лица, уполномоченного получить бумаги).
Хранение электронных документов
Важно знать, какие документы принимает нотариус на хранение согласно ст. 97 «Закона о нотариате». С 29.12.2020 юридическим и физическим лицам доступна удаленная услуга хранения видео и аудио файлов произведений, программных кодов, электронных текстовых документов, баз данных.
Заявка подается через сайт Федеральной нотариальной палаты, требуется ЭЦП и подтвержденная регистрация на портале госуслуг. Файлы шифруются и размещаются в ЕИС, их содержание никто не видит даже нотариус. Информационная система оснащена фильтром, проверяющим файлы на наличие вирусов и других вредоносных программ. Принятие подтверждается электронным свидетельством, подписанным ЭЦП нотариуса, содержащим идентификатор.
Срок хранения определяет заявитель. Получить документы можно в любой момент через сайт нотариально палаты или у любого нотариуса. При том и другом варианте предоставляется ссылка для скачивания. По окончании срока его можно продлить. Невостребованные файлы безвозвратно удаляются через полгода после окончания срока хранения.
Стоимость зависит от срока хранения и объема (1 мегабайт 5 руб. за год). Дополнительно оплачиваются правовые и технические услуги, размер определяют региональные нотариальные палаты.
Преимущества хранения документов у нотариуса
Бумажные документы могут быть утрачены, украдены, срок хранения флешек и жестких дисков ограничен. При взломе аккаунта в облачном хранилище или компьютера доступ к электронным документам может получить любой пользователь сети интернет. Обращение к нотариусу гарантирует сохранность бумажных документов и цифровых файлов.
В цифровой формат можно перевести любой документ: договор о покупке недвижимости, завещание, брачный договор, диплом, доверенность, справки, которые могут пригодиться, чертежи, патенты.
Заявитель должен авторизироваться на сайте ФПН через Госуслуги, перейти в раздел удаленных нотариальных действий, выбрать «Принятие на хранение электронного документа удаленно», указать период хранения, загрузить файл или архив, подписаться ЭЦП. Размер, количество, формат файлов не имеют значения.
Эта услуга удобна так же при необходимости передать документацию другому лицу или в ведомство с ограниченным приемом посетителей в определенные сроки. Еще одна распространенная ситуация — недоступность контрагента при необходимости исполнить обязательство в определенное время. Нотариус передаст документы вовремя, при невозможности выполнить действие зафиксирует факт исполнения обязательства.
Хранение электронных документов удобно для авторов произведений при необходимости подтвердить права на интеллектуальную собственность. Нотариус фиксирует время сдачи на хранение. В будущем авторам проще доказать плагиат.